Начну со слов благодарности всем, кто отозвался и рассказал о своих пожеланиях, сомнениях и отношении к данному проекту вообще. Вся прошлая неделя была посвящена тому, как наилучшим образом и при существующих ресурсах, в установленные сроки пройти эти преобразования.
Обо всем по порядку. Первый вопрос – зачем? Две основных причины:
1 Сегодня оценка деятельности служащего (количество денег уходящих в его карман в виде зарплаты и прочих выплат) осуществляется только на основании содержания табеля учета рабочего времени и субъективной оценки руководителем с фиксированием процента премии. Получается, что мы оцениваем не результат конкретных действий служащего, а его умение создать “бурную деятельность” и правильно преподнести ее руководству.
2 Обеспеченность служащих рабочими местами – помещение (мин 6 кв. м. рабочего пространства), компьютер, стол, стул, шкаф – 100 %. Проектная структура государственных зданий позволяет разместить служащих на не более чем 60% от общей площади зданий. Остальное -коридоры, холлы, огромные залы – в том числе спортивные). При этом количество полномочий региональных властей имеет тенденцию к росту. Следовательно растет количество служащих и появляется необходимость выделения им дополнительных площадей. Это ремонты старых зданий, смена коммуникаций и т.д. Это время, дополнительные средства из бюджета.
Как решить эти две задачи? С одной стороны все просто. Введение проектного управления, расстановка показателей, четкий мониторинг их исполнения. Строительство нового здания, с новым форматом рабочих пространств. Продажа старых.
При этом пути нерешенными остаются следующие вопросы. Ни одна система планирования не сможет учесть реально затрачиваемое время на выполнение задачи. Просто потому, что люди разные. Кто-то справиться за полчаса, кому-то нужен день. При этом те кто работает быстрее оказываются в ситуации: должен находиться на работе и искать себе работу. Те кто работает медленнее – опять я что-то не успеваю – может я не подхожу для этой работы, а чаще – начальник дурак, ниего не понимает, дает мне работу которую я выполнять не должен вообще.
Теперь о новом здании. Норма обеспеченности рабочими местами – 70%. Никогда, ни в одной компании не работают одновременно все 100% сотрудников. Кто-то в отпуске, на совещании, командировке и т.д. Если сразу сообщить служащим, что завтра вы приходите в новое здание, у вас не будет своего рабочего места и работать вообще мы будем по другому – работать не будет никто. Переход должен быть плавным и у нас на это минимум 3 года.
За прошлую неделю мною было получено большое количество информации в связи с грядущими изменениями. Почему я не сообщил об этом каждому сотруднику? Почему не провел анкетирование, не прислал отряд психологов? Причина проста. Считаю, что действовать надо быстро. Изменения проводить так, чтобы они были не обратимы. А все замечания я уже получил через этот ресурс.
Вот они в самом обобщенном виде:
1 Нет сведений о том, где снимать верхнюю одежду, переодевать обувь, хранить личные вещи
2 Создание системы хранения одежды в раздевалке приведет к очередям туда с 9.00-9.30, с 12.00 – 14.00, с 17.45 – 18.00 – это время наибольшего траффика служащих специально замеренное на прошлой неделе.
3 Нет мест где можно отдохнуть, попить чаю
4 Невозможно будет общаться в кабинетах с гостями
5 Обеспокоенность за сохранность имущества – не только личного, но и служебного – компьютеров, телефонных аппаратов.
6 Соблюдение требований пожарной безопасности
7 Невозможность сосредоточенной работы в данном формате
8 Отсутствие возможности работы с сетевыми принтерами, т.к. каждый документ должен быть распечатан – иначе невозможно проверять его содержание
9 Создание мест хранения велосипедов.
Вот, пожалуй и все. Остальное – лишь эмоции.
Могу объяснить как это будет с 4 апреля. Для сторонних наблюдателей расскажу, что такое административное здание по адресу ул.Куйбышева, 14.
Представьте – четыре этажа. Два крыла. Центральная лестница и центральный лифтовой холл. С торца каждого крыла тоже есть вспомогательные лестничные марши. Каждое крыло – длинный более 50 метров коридор с обеих сторон которого кабинеты различной площади – от 13 до 35 метров, а так же залы совещаний. В каждом крыле, на каждом этаже, женская и мужская уборные. В цокольном этаже – входная группа – турникеты, раздевалка на 230 мест, переговорные на 15 и 20 человек, пункт охраны.
План проведения преобразований.
1 Отмена жесткого рабочего графика. Можно будет работать в том режиме в котором каждый может себе это позволить. С 8.00 или 11.00 на усмотрение сотрудника. Основной критерий выполнение работы. Загрузка сотрудников – на усмотрении их руководителей. Это позволит снизить нагрузку на раздевалки.
2 Организация на каждом этаже, в каждом крыле системы обеспечения бытовых потребностей. Мест хранения личных вещей в индивидуальных шкафчиках. Кабинки для переодевания и хранения обуви и средств гигиены. Мест отдыха, где будет доступна горячая вода, чай, кофе. Мест размещения МФУ для печати, копирования, сканирования документов с системой индивидуального учета объемов использования.
3 Объединение подразделений по территориальному признаку размещения. Например – все вместе обеспечивающие подразделения аппарата правительства – канцелярия, кадровики, орговики, договорники. Так же Администрация Губернатора. Руководство Правительства и т.д.
4 Разграничение зон общественного и служебного доступа.Все переговоры с внешними посетителями могут проводиться либо вне здания, либо у входной группы цокольного этажа, либо в переговорных комнатах в случае их предварительного резервирования.
5 Создание единого центра приемки документов от граждан и бизнеса. Это будет подъезд с улицы Петропавловской, где сейчас Общественная приемная писем и граждан. Все документы будут приниматься и выдаваться только через нее.
6 Усиление систем видеонаблюдения. В каждом кабинете видеокамер не будет. Но в каждом коридоре будут точно. Срок хранения информации сейчас более 30 дней.
7 В каждом крыле будут созданы отдельные никому лично не принадлежащие места для индивидуальной работы. Ими нельзя пользоваться полный рабочий день, но на несколько часов там можно будет закрыться и работать в тишине.
8 Со службами противопожарного надзора согласовали снос кабинетных дверей.
9 Места для хранения велосипедов оборудуем перед каждым подъездом в здание в виде металлических турникетов.
На следующей неделе служащие органов исполнительной власти размещенные на Куйбышева 14 получат план необходимых переездов между кабинетами и этажами, схему размещения бытовых помещений по этажам.
PS В первый рабочий день на неделе пришел в свой кабинет без дверей и шкафов. Только одиноко лежащий ноутбук на столе говорил, что это все еще мой кабинет. За те без малого 11 часов проведенных на работе в своем кабинете я провел 1.30. все остальное время он пустовал. Хотя в нем свободно могли бы работать не менее 6 человек. Наверное, я буду первым, у кого вообще не станет своего рабочего места. Считаю это правильным и другим того же желаю. Работайте вместе, общайтесь, создавайте и созидайте!
Like this:
Filed under: Новый формат рабочих мест, Шаг к цели
Доброго времени суток!
Сразу вопрос по первому пункту о “Отмена жесткого рабочего графика”
А не будет ли это значить, что у сотрудника теперь получается ненармированный рабочий день? или же если человек вышел в 8:00 на работо, то значит он может уйти с нее в 17:00?
Я полагаю, что у большинства все четко оговорено в их трудовых договорах, а договор – это закон, не мне Вам это объяснять.
Как проблему решите, договора все переделаете? Не приведет ли это к тому, что все будут сидеть до ночи на работе?
“Загрузка сотрудников – на усмотрении их руководителей” – это по любому приведет к задержкам (переработкам) после работы… Оплачивать будете переработанные часы? а должны…
Все знаете, все понимаете. Сами задаете вопросы, сами на них отвечаете. Молодцы! Все бы так)
заданы конкретные вопросы, ответов на них не получено… лишь размытй смысл вашей фразы (типа гадайте). Ждемс
Макар, почитал все твои планы и нововведения, считаю что здравая мысль есть, но как может человек с уровнем образования “Географ” рассказывать управленцам, прошедшим огонь и медные трубы как работать и как управлять, как ставить задачи подчиненным и стремиться к результату? я понял бы тебя, если б не твой юный возраст. Считаю, что не получив достаточного управленческого опыта человек (такой как ты) не может указывать другим как правильно самоорганизоваться! Кстати, а как Вы попали в администрацию, да еще и стали ее главой?
“Остальное -коридоры, холлы, огромные залы – в том числе !!!спортивные!!!”
Фигасе. это где?
На Луначарского 100
Первый пост начинался так: “Этот пост предназначен сотрудникам работающим в здании на Куйбышева, 14.” Не понимаю как в рассуждениях появился адрес Луначарского 100.
1. “При этом количество полномочий региональных властей имеет тенденцию к росту. ”
Как решить эти … задачи?
2. “Строительство нового здания, с новым форматом рабочих пространств. Продажа старых.”
своеобразная логика
Я иногда сравниваю работу чиновников с работой судей. И те и другие – принимают решения. При этом не являясь узкими специалистами (инженерами например) .
У судей – кабинеты и совещательные комнаты. Это не спроста такзаведено. Да и просто есть умные люди, но они не публичные.
Хотя в целом что Вы написали и Ваши идеи – мне нравятся.
В этом направлении – точно надо двигаться. Только вот пока не понятно на сколько далеко…
Но рассматривать (качать) ситуацию нужно именно на конечных и крайних задачах и мероприятиях. Это – тоже правильно.
“Представьте – четыре этажа. Два крыла. Центральная лестница и центральный лифтовой холл…. ”
На Куйбышева 14 – 2 входа и 2 лифтовых холла. Речь идет о какой-то из половин здания на Куйбышева 14 или обо всем здании?
Так бы и сказали, что нет желания работать на своем рабочем месте.
Теперь вообще никого по адресу: Куйбышева, 14 не найдёшь.
К сожалению, в наше ИОГВ постоянно юрики и физики обращаются, так, что такой ЛАФЫ у нас не будет… Да, впрочем, и не нужно, Мы ведь не для выполнения абстрактной работы служим…
“К сожалению, в наше ИОГВ постоянно юрики и физики обращаются…….”
Качество и результаты работы не всегда зависят от нахождения на рабочем месте 8 часов. Многие сидят на попе ровно и потом об этом сожалеют, увольнятся надо, если сожалеете о своей работе.
“к сожалению” -в кавычках
)))))))))))))))) – так для Вас понятнее будет???
Речь о том, что постоянно идут посетители, которым необходимо уделять внимание и решать их проблемы…
И заявители не обязаны иметь в виду то, что кому-то свободного расписания хочется и его нет на рабочем месте.
“Теперь вообще никого по адресу: Куйбышева, 14 не найдёшь.”
Точно не найдете В.А.Сухих, потому что дверь с табличкой вчера унесли. )))
А как же система электронного документооборота, которая привязана к ПК на рабочем месте краевого чиновника. Чтобы каждому сделать удаленный доступ и провести Internet , где взять средства?
На сегодняшний день вопрос не в средствах а в желании
Представляю: вечер, бар, коллеги сидят, попивают алкогольные и не очень напитки и дружно закрывают процессы в СЭД на ноутах. Звонят начальникам (высоким – через помощников?), просят завершить проверку исполнения. Ведь мы работаем не по графику, а по задачам
Просто идиллия какая-то. Рабочие вопросы решаются в любое время. Было бы желание…
“вопрос не в средствах а в желании” В желании чего? Смены персонального компьютера (собственность ИОГВ) на ноутбук (собственность чиновника), оплаты из собственных средств интернет – трафика, бесплатной переработки?
Вопрос именно в деньгах. Я не против работать удаленно, но при этом мне должны обеспечить ноутбук в котором интернет, ИСЭД, Консультант+ и др. информационные системы для работы, еще сотовый телефон. И это каждому сотруднику. Боюсь что затраты не покроют эффекта, если он вообще есть.
И еще как предложение, хотим быть ближе к народу, давайте прямые трансляции все совещаний , включая аппаратных, в интернете.
А а по-моему ИСЭД привязан к имени потльзователя, а не к рабочему месту!
С любого компьютера можно зайти под своим логином, но на компьютере, например, домашнем – в СЭД не выйти. Хотя техническая возможность есть.
Здравствуйте, Макар. Посмотрел сегодня сюжет на канале НТВ. На Вашем рабочем столе стоял Mac. Неужели существует необходимость использовать для офисной работы такой дорогой компьютер?
“Создание мест хранения велосипедов.”
решаем задачу:
“Места для хранения велосипедов оборудуем перед каждым подъездом в здание в виде металлических турникетов.”
Храниться они там будут ровно день. После этого я стану чиновником без велосипеда. Нужны места хранения велосипеда в течение рабочего дня. А турникеты – это чтобы на 15 минут поставить и потом уехать. Задача так не решится.
Ваши предложения? Капитальные гаражи для велосипедов? Во всем мире они стоят привязанные к турникетам
Всего лишь охраняемая парковка, или выделение помещения на ресепшене. Может к миру будем равнятся не по великам а по уровню зарплат )
Нужно отдельное помещение для хранения (хоть под лестницей, но неподалеку от охраны). Вряд ли большое – максимум человек 10 велосипедистов по всему правительству наберется. А на турникеты можно не тратиться – от них толку не будет, разве что для посетителей. Не верю я в эту затею, но хоть за внимание спасибо
Идей хороши… для бизнес структура, с чётко выстроенной иерархией. Для госструктур данные идеи опенспейсов надо адаптировать. И дело даже не в защите информаци, материальной ответственности, удобстве/неудобстве. Просто простое передирание идей без их осмусления и адаптации еще ни к чему хорошему не приводило.
Макар, продолжайте держать в напряжении центральное телевидение. Набирайте агументы для Заксобрания на выделение бабла для строительства нового офисного гиганта. Очень жаль, что в комментах не прозвучала позиция мун.служащих Ленинского и Дз. районов, горадминистрации, соцзащиты и управленияя С.Х. Вы за нрих радеете. А то живут на отшибе и может быть сачкуют. С нетрпением ждем очередных ПРОЖЕКТОВ
На эту тему уже анекдоты рассказывают, например, в передовице газеты “Звезда” от 18 марта т.г.
Мдаа… создается впечатление, что кое-кому опять заняться нечем… переезды, снос дверей, шкафчики для хранения личных вещей… Это что прикажете за дамской сумочкой в шкафчик каждый раз бегать когда носик припудрить захочется… А кто это у нас из чиновников на велосипедах ездит? Ни за что не поверю! У каждого не поодной крутой тачке в гараже, наверное, имеется… а мы “турникеты”…. Умора просто!
Периодически бываю в здании на Куйбышева, 14. В теплое время года, особенно летом, в кабинетах можно находится только при открытых окнах. Кондиционеры, насколько знаю, есть далеко не везде. А поскольку кабинеты расположены друг на против друга, не приведет ли это, при снятии дверей, к разгулу сквозняков? Не хочется заболеть в очередной раз посетив администрацию)) да и не представляю как сотрудники смогут уберечься от простуды…
[...] Германом, основные положения которой он изложил в своём блоге на WordPress.com. СМИ сразу же растиражировали его идеи, среди которых [...]